4 dicas fáceis e rápidas para fazeres reuniões produtivas
Sentes calafrios só de imaginar uma tarde cheia de reuniões? Horas e horas dedicadas, mas sentes que no final nada ficou resolvido? Caso para dizer: “been there, done that”. As reuniões são importantes por vários motivos. É um momento para tomar decisões, umas mais fáceis que outras. Independentemente disso, todos queremos saber como fazer reuniões produtivas.
Calma, porque as tuas preces foram ouvidas! Hoje vamos dar-te dicas para organizares as tuas reuniões da melhor forma. Seja no trabalho, na escola, na faculdade ou num projeto que estejas a participar. Sim, as dicas de produtividade e organização que tanto querias ouvir.
Tens em mãos o guia perfeito que te vai ajudar a fazer reuniões produtivas, para assim teres melhores resultados. Mais, ainda te apresentamos ferramentas para te apoiar neste desafio! Nunca mais sairás de uma reunião com aquele sentimento de tempo perdido.
Da tua parte é só pô-las em prática. Fácil, não é?
Vamos lá às dicas!
Faz uma lista com os objetivos da reunião
Reuniões sem objetivos não é o melhor match. Se queres resultados, então tens de saber exatamente o que vai ser falado. Todos devem conseguir responder a esta pergunta: na reunião vamos tratar do quê?
O primeiro passo é definir o objetivo geral da reunião e apresentá-lo nas semanas anteriores. Depois, vais mais afundo e concretiza os objetivos. Podes até fazer uma check list, por exemplo. Aponta todos os assuntos e diz aos teus colegas para fazer o mesmo. Quem te avisa, teu amigo é! Assim, sabes que nada vos escapa.
E adivinha: o Infinitebook Small List Big Goals foi pensado exatamente para isso! Este caderno reutilizável inclui To-do List, onde podes escrever os teus objetivos, apagar e acrescentar novos.
Conhece o teu novo melhor amigo nesta aventura! Reuniões produtivas e sustentáveis? Check!
Não fiques à deriva, estrutura a reunião
Como? Divide a reunião e define o que vais falar em cada momento.
Esta estrutura depende do tipo de reunião, mas fica aqui a nossa sugestão:
- 1º – relembra os objetivos da reunião
- 2º – começa pelos assuntos mais importantes
- 3º – pergunta se há outros tópicos a tratar
- 4º – pergunta se há dúvidas
- 5º – faz um resumo da reunião
- 6º – apontar os próximos passos
Esta dica é mesmo a cereja no topo do bolo. Reuniões só são produtivas se forem bem organizadas e planeadas. Quando estiveres a planear a tua reunião, usa o teu caderno Infinitebook Planner reutilizável. Faz um rascunho e vai adaptando a estrutura sempre que for necessário. Afinal, podes apagar e escrever de novo com facilidade.
Como ainda não tens esta maravilha? Não é a sétima maravilha de Portugal, mas podia ser. Descobre mais aqui!
Até o Steve Jobs disse: não uses PowerPoint na reunião!
Não queremos correr o risco de achares que estamos a inventar. Por isso, aqui está a prova: dito e bem-dito pelo Steve Jobs.
Como sabes se a tua reunião teve sucesso? Não há dúvidas no final. E uma boa forma de garantir isso é através de elementos visuais e interativos. Usa gráficos ou desenhos para explicares melhor o teu ponto de vista. Vais conseguir captar melhor a atenção de todos e apresentar a informação de maneira mais dinâmica.
Por exemplo, tens de explicar o processo para a criação de um novo produto. Desenha as etapas à medida que explicas. Vais criar mais impacto! By the way, porque não experimentas o Infinitebook CTRL+Z A5? Afinal, se surgirem novas ideias enquanto explicas, podes apagar e fazer de novo.
Torna a reunião mais interativa e dinâmica com a Infinitebook!
Não tenhas medo de apontar que logo depois vais apagar
Durante a reunião aponta tudo o que é falado. Sejam propostas sugeridas, novas tarefas, melhorias ou qualquer detalhe que seja importante relembrar. Tudo fica mais fácil com o Infinitebook Liso A5 Preto. Podes tirar as notas que quiseres durante a reunião. No fim,
é só mandares um email com os pontos mais importantes. E, claro, apagar para novas reuniões!
Não é uma boa sugestão? Torna isto um hábito e acredita: sensação de tempo perdido, nunca mais.
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Uma coisa é certa! Segue estas dicas e sabes como fazer reuniões produtivas. Vale a pena o esforço. Vê lá que ainda te sugerimos um amigo para levares em todas as reuniões: o teu Infinitebook! Ter uma equipa produtiva nunca foi tão fácil. Descobre outras ferramentas que vão revolucionar o teu trabalho.
